Многу компании остануваат заглавени со застарени, бавни и скапи сметководствени програми само поради стравот од губење на податоците при промена. Мислат дека префрлањето на нов систем значи денови рачно препишување на информации, хаос во фактурите и збунети вработени. Но, вистината е дека преминот кон Екосистем е дизајниран да биде безболен, брз и максимално сигурен.

Што можете да увезете во ecosystem.mk?

Екосистем поседува моќна и флексибилна алатка за масовен увоз на податоци преку едноставни CSV фајлови. Ова значи дека не морате ништо да внесувате рачно од почеток. Во системот можете директно да увезете:

• Клиенти и компании со сите нивни придружни контакти.
• Целосни детали за клиентите вклучувајќи ЕДБ, ЕМБС, адреси и телефонски броеви.
• Ставки за фактурирање, односно вашата целосна листа на производи и услуги со дефинирани цени, описи и даночни стапки.
• Потенцијални клиенти (Leads) од вашите досегашни продажни или маркетинг кампањи.
• Листи на трошоци и добавувачи.

Како да се подготвите за префрлање?

Добрата подготовка е половина завршена работа. За транзицијата да помине беспрекорно, потребно е да направите неколку едноставни чекори во вашиот постоечки систем:

• Направете чистење на податоците. Искористете го моментот да ги избришете дупликатите и неактивните клиенти кои повеќе не ви се потребни.
• Одредете датум за пресек. Најдобро е тоа да биде крајот на тековниот месец или квартал, за да започнете со чиста сметка во новиот период.
• Затворете ги сите отворени фактури, понуди и плаќања во стариот систем до тој одреден датум.
• Извезете ја базата на податоци (направете експорт) во Excel или CSV формат од вашиот стар софтвер.

Како изгледа процесот на транзиција?

Процесот на внесување на вашите податоци во Екосистем е логичен и визуелно воден, чекор по чекор:

• Симнување на шаблон: Екосистем ви дава готов CSV шаблон со точните колони во кој треба да ги префрлите вашите податоци.
• Прикачување на фајлот: Откако ќе го пополните шаблонот, едноставно го прикачувате во системот.
• Мапирање на полиња: Системот интелигентно ги препознава колоните. Вие само потврдувате која колона од вашиот фајл одговара на кое поле во Екосистем (на пример, колоната “Даночен број” од стариот систем ја поврзувате со полето “ЕДБ” во новиот).
• Симулација: Пред конечниот увоз, Екосистем прави тест за да провери дали има технички грешки во фајлот (на пример, погрешен формат на е-маил или невалиден телефонски број).
• Завршен увоз: Со еден клик, целата ваша база е безбедно префрлена и спремна за работа.

Што добивате со префрлањето на ecosystem?

Откако транзицијата ќе заврши, веднаш ќе ја почувствувате разликата во секојдневното работење. Префрлањето не е само промена на софтвер, туку комплетна дигитализација на начинот на кој го водите бизнисот:

• Централизирани податоци: Вашата продажба, фактурирањето, проектите и задачите се на едно место, достапни преку интернет од кој било уред и во кое било време.
• Портал за клиенти: Вашите купувачи добиваат сопствен пристап каде можат сами да ги прегледуваат своите фактури, да прифаќаат понуди и да комуницираат со вас.
• Автоматизација: Системот самостојно испраќа потсетници за неплатени фактури, генерира повторувачки сметки и испраќа известувања за обновени договори.
• Модерен и интуитивен интерфејс: Времето потребно за обука на новите вработени е сведено на минимум, без потреба од сложени ИТ познавања.